Anlageninventur und SAP R/3
Eine Anlageninventur durchzuführen ist ein zeitaufwendiger Kraftakt
der mit viel Papier verbunden ist. Normalerweise werden umfangreiche Listen
an die Kostenstellen verteilt, die dann manuell und meist fehlerhaft abgearbeitet
und zurückgegeben werden. Danach wird eine nochmals arbeitsintensive
Nachbearbeitung nötig.
OPAL Associates hat sich diesem Thema angenommen und eine einfache, standardisierte
Lösung mit ausgefeilten Details erarbeitet, welche heute von vielen namhaften
Unternehmen und staatlichen Organisationen erfolgreich genutzt wird.
Zuerst werden Etiketten mit den Anlagennummern in Form von Barcode
auf einem Etikettendrucker erstellt und auf die Anlagen geklebt. Mit mobilen
Terminals werden danach die Anlagennummern und die entsprechenden Kostenstellen
erfasst.
Mit der Einführung dieses Systems werden folgende Vorteile erreicht:
- Vereinfachte und kostengünstigere Durchführung von Inventuren
durch Reduzierung des Arbeitsaufwandes.
- Wegfall von Papierlisten bei der Inventur
- Protokollierung der "natürlichen Wanderung" von Anlagen.
- Fehlerreduktion durch Barcode gestützte Zählung
Etikettendruck
Erstauszeichnung:
Für die Erstauszeichnung können Sie im R/3 die gewünschten
Assets nach Buchungskreis oder einer entsprechenden Untermenge selektieren
und drucken.
Eine typische Anlageninventur Etikette hat zur einfacheren Erkennung das Logo
des Kunden, einen Barcode mit folgenden Angaben: Buchungskreis, Anlage, Unternummer,
sowie eine Kurzbeschreibung der Anlage.
(Dies ist praktisch bei jeder Installation anders. Grundsätzlich können
alle im R/3 gepflegten Daten gedruckt werden.
Nun müssen Sie die Etiketten auf die Assets anbringen.
Neuanlage:
Bei der Neuanlage eines Assets können Sie ebenfalls die entsprechende
Etikette direkt aus R/3 drucken.
Vorgang Anlageninventur:
Über das BAPI_FIXEDASSET_GETLIST wird eine Datei mit den zu zählenden
Assets (z.B. alles von einem bestimmten Standort) via PC auf das mobile Gerät
geladen.
Hier loggt sich der Zähler mit Benutzer und Passwort ein. Als Datum der
Inventuraufnahme wird das aktuelle Datum eingesetzt.
Dann gibt der Zähler die Kostenstelle ein.
Danach wird jede gefundene Etikette gescannt.
Bei manchen Kunden haben wir zusätzlich eine Maske erstellt mit welcher neue Assets (also nicht ausgezeichnete Anlagen) erfasst werden können.
Nach Abschluss der Inventuraufnahme werden die erfassten Barcodes auf dem PC wie folgt sortiert:
- Anlagen die wie in SAP gespeichert vorgefunden wurden: Das Inventurdatum
wird im Anlagenstammsatz via BAPI_FIXESASSET_CHANGE aktualisiert
- Anlagen die nicht mehr vorgefunden werden: Es wird ein Abgang via BAPI_ASSET_RETIREMENT_POST
gebucht
- Anlagen die an einem anderen Ort vorgefunden wurden: Die Daten werden über
BAPI_FIXEDASSET_CHANGE geändert
Normalerweise werden die Fälle 2 und 3 vorher noch zur manuellen Korrektur oder zur Nachzählung angezeigt (nur für den Systemadmin möglich).
Systemkomponenten
Software:
Der Etikettendruck wird direkt aus R/3 angesteuert. Das Layout der Etiketten
wird in einem Hilfprogramm erstellt und dann in R/3 eingebunden. Der Etikettendruck
kann in Serie, z.B. nach Kostenstelle, oder einzeln bei der Neuanlage angestossen
werden. Es werden praktisch alle Etikettendrucker unterstützt. z.B. Intermec
C4, Zebra
TLP2844 Optional steht auch die Möglichkeit zur Verfügung Etiketten
mobil zu erstellen.
Für die Erfassung der Anlagengüter wird eine Datenerfassungsmaske
für mobile Terminals verwendet. Diese Maske steht für die unterschiedlichsten
Geräte z.B. Intermec
750, Intermec
CK1, HHP
9500, Symbol
8846, Unitech
PA960 zur Verfügung und kann auf weitere Geräte angepasst werden.
Typischerweise hat die Maske folgende Felder: Benutzer, Passwort, Datum, Kostenstelle,
Buchungskreis, Anlage, Unternummer. Dies wird jedoch häufig je nach Kundenanforderungen
angepasst.
Die Übergabe an R/3 findet über eine zertifizierte Standardschnittstelle
statt (über Asset BAPIs). Die Datenerfassung kann im Batchmode oder Online
via WLAN oder GPRS erfolgen.
Hardware:
Etikettendrucker:
Es können Etikettendrucker fast aller Hersteller eingesetzt werden. Wegen
dem guten Preis-/Leistungsverhältnis setzen wir am häufigsten den
Intermec EasyCoder C4 ein.
Etiketten:
Etiketten für die Anlageninventur haben sehr spezielle Anforderungen
betr. Klebekraft, Resistenz gegen Reinigungsmittel, Wärme und Kälte.
Auch mit Hilfe unserer bestehenden Kunden hat unsere eigene Etikettendruckerei
eine spezial Etikette
für die Anlageninventur entwickelt die aus zwei Lagen besteht (eine
Kunststoffschicht auf Papier) und diesen Anforderungen optimal entspricht.
Mobile Terminal:
Es werden Terminals mit DOS, Linux und Windows Plattformen unterstützt.
Realisiert wurde diese Lösung bereits auf Geräten von Intermec,
Symbol und Unitech.
Beratung, Installation und Benutzereinführung:
Zur Umsetzung dieser Projekte wird zuerst ein Workshop mit allen Beteiligten
veranstaltet in welchem auch auf spezielle Kundenanforderungen betr. Design
der Masken und Etiketten eingegangen werden kann. Danach wird die Installation
und die Schulung der Anwender durchgeführt. Dies kann OPAL mit eigenen
Beratern machen, häufig wird dies aber in enger Absprache mit OPAL durch
die Berater der Kunden durchgeführt.
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